A válasz már nem azon múlik, ki volt ott a megbeszélésen
A „miért döntöttünk így” kérdést gyakran nincs kinek feltenni: a válasz valakinek a fejében maradt, vagy egy felvételen, amit senki sem néz vissza. Az Aita platformon ezt a kérdést a céges memóriának teszed fel — az a munkarekordokhoz nyúl, és megmutatja, mire épül a válasz. Aki nem volt ott a megbeszélésen, maga is kiderítheti az okot.
Bohdan Kybalnyk · Márkastratéga · 2 perc olvasásA memória magától épül munka közben
Valaki megindokolja a döntést egy feladat megjegyzésében — és néhány másodperc múlva az indoklás már a céged memóriájában van. Ugyanígy kerülnek oda a leadek jegyzetei, a hívások és a megbeszéléseken elhangzottak: a jegyzetelő leírja a felvételt, és az külön utasítás nélkül bekerül a memóriába. Senki sem vezet ehhez külön jegyzőkönyvet, és senki sem másolja át az összefoglalókat egy dokumentumba. Így amikor felmerül a kérdés, a válasz már ott van a rekordokban — csak elő kell venni.
A kérdést a feladatból kilépés nélkül teszed fel
A legegyszerűbb közvetlenül a feladatban vagy a chatben kérdezni: az asszisztens ugyanabból a memóriából válaszol, a hozzáférésed keretein belül. Ha összesített válasz kell a források listájával, a „Memória” modul „Kérdezés” lapján kérdezel. Hétköznapi szavakkal kérdezel, mint egy kollégától: a dátumot, a személyt és a témát a platform magából a kérdésből veszi. Mellette ott a „Keresés” lap — az nem összesített választ mutat, hanem magukat a talált részleteket. A válasz azonnal megjön, a kollégák körbekérdezése nélkül.
Minden válasz megmutatja a feladatot vagy megbeszélést, amelyre épül
A válasszal együtt a források is megjelennek. Látszik, mi az: megbeszélés időbélyeggel, feladat, lead, dokumentum vagy tudásbázis-oldal — és innen megnyílik maga a rekord. A források között lead is lehet — ilyenkor egyenesen az ügyfél kártyájára jutsz, ahol a teljes története össze van gyűjtve. Pontosan az jelenik meg, amihez hozzáférésed van; ha nincs válasz, a memória ezt meg is mondja, és nem talál ki semmit.
Egy hónap múlva ugyanaz a kérdés megmutatja, mi változott
A téma idővonala dátum szerint összegyűjti az összes említést, és a legelsőtől kezdve számozza őket. Mindegyiknél látszik a forrás és a résztvevők, megbeszélésnél az időbélyeg is; a legkorábbi találaton „Kiinduló álláspont” jelölés áll. Így látszik, mikor változott az álláspont, és mire épült minden változata. Ez már nem emlékezés, hanem dátumok és rekordok.
A döntések okai többé nem a fejekben élnek
A munkából eltűnik a körbekérdezés: ki volt ott azon a megbeszélésen, ki emlékszik, hol van ez leírva. A kérdést a rekordoknak teszed fel, a válasz pedig forrásokkal és dátumokkal érkezik. A cég tudását többé nem kell elmesélni egy új kollégának — maga is eléri. Így már nem azon múlik, ki van ma bent.