Toda la historia del cliente en una ficha
La información del cliente está repartida en tres sitios: una carpeta en el correo, una fila en una tabla y la memoria del responsable. Por eso el estado del caso no se mira en pantalla, se le pregunta al responsable. En Aita funciona de otra forma: desde el primer contacto hasta el proyecto aprobado, todo sobre el cliente está en una sola ficha.
Lina Dobrovolska · Ventas · 2 min de lecturaCada solicitud web, un lead
El cliente deja una solicitud y se convierte en un registro del CRM junto con su origen: de dónde vino no se anota a mano. Igual se crea un lead a partir de un correo: el registro lo prepara una persona de IA, un trabajador con nombre y límites, y alguien del equipo lo confirma con un clic. Si varios compañeros reciben el mismo correo, lo procesa uno solo y el resto ve que ya está hecho. A partir de ahí, del nuevo cliente se lee en su ficha, no en el correo.
Quién lleva al cliente lo dice la ficha
La ficha del lead se abre sobre el tablero. Arriba, la etapa y el importe esperado; a la derecha, el gerente, el origen, el último y el próximo contacto. Alguien nuevo abre la ficha y ve el estado del caso sin preguntar al equipo: quién lo lleva, cuándo fue el último contacto y qué está previsto. Los correos y las reuniones de esta solicitud están aquí mismo, no en el correo de alguien.
El correo se conecta una vez
El cliente escribe al buzón conectado y el nuevo correo se vincula al lead, contacto, organización o proyecto sin moverlo a mano; los correos nuevos llegan cada cinco minutos. Las reuniones están en el bloque «Eventos del calendario». El buzón de cada uno sigue siendo privado: nadie lee correos ajenos; lo compartido es la propia ficha. Es decir, el correo se conecta una vez y después la correspondencia se va reuniendo sola.
El proyecto arranca desde el mismo lead
Cuando el cliente aprueba el inicio de los trabajos, el responsable abre el bloque «Proyecto» en la ficha y pulsa «Crear proyecto». El formulario se abre con el lead ya elegido, el mismo que llegó desde la web; al lado está el botón «Vincular existente», por si el proyecto ya existe. No hay que dar de alta al cliente otra vez: el proyecto queda vinculado al lead del que salió. A partir de ahí el trabajo sigue en el proyecto y la ficha del cliente se queda en su sitio.
La información ya no se recoge persona a persona
La respuesta a «¿cómo vamos con este cliente?» está en su ficha, sin preguntar a nadie ni cotejar tablas. Del día de trabajo desaparece lo manual: tener a los clientes en la cabeza, buscar quién ya respondió, reunir la correspondencia antes de una llamada. La plataforma lleva la cadena de la solicitud al proyecto, y cada eslabón se queda en su sitio.