Die ganze Kundenhistorie in einer Karte
Die Informationen über einen Kunden sind auf drei Orte verteilt: einen Ordner im Postfach, eine Zeile in einer Tabelle, das Gedächtnis des Managers. Deshalb erfährt man den Stand der Dinge nicht vom Bildschirm, sondern vom Manager. In Aita läuft es anders: Vom ersten Kontakt bis zum freigegebenen Projekt liegt alles über den Kunden in einer Karte.
Lina Dobrovolska · Vertrieb · 2 Min. LesezeitWebsite-Anfrage wird zum Lead
Der Kunde sendet eine Anfrage, und sie wird zu einem Eintrag im CRM samt Quelle: Woher er kam, trägt niemand von Hand ein. Genauso entsteht ein Lead aus einer E-Mail — den Eintrag bereitet eine KI-Persona vor, eine Mitarbeiterin mit Namen und Grenzen, und ein Mensch bestätigt ihn mit einem Klick. Haben mehrere Kollegen dieselbe E-Mail bekommen, bearbeitet sie einer — die anderen sehen, dass es schon erledigt ist. Danach liest man über den neuen Kunden nicht mehr im Postfach, sondern in seiner Karte.
Wer den Kunden betreut, steht in der Karte
Die Lead-Karte öffnet sich über dem Board. Oben stehen Phase und erwarteter Betrag, rechts Manager, Quelle, letzter und nächster Kontakt. Eine neue Person öffnet die Karte und sieht den Stand der Dinge, ohne das Team auszufragen: wer betreut, wann zuletzt Kontakt war und was als Nächstes geplant ist. E-Mails und Termine zu dieser Anfrage liegen direkt hier, nicht in irgendjemandes Postfach.
Postfach einmal verbinden
Der Kunde schreibt an ein verbundenes Postfach — und die neue E-Mail hängt sich ohne manuelles Übertragen an Lead, Kontakt, Organisation oder Projekt; neue E-Mails kommen alle fünf Minuten hinzu. Termine stehen im Block „Kalenderereignisse“. Jedes Postfach bleibt privat: Fremde E-Mails lesen Kollegen nicht, gemeinsam ist nur die Karte. Das Postfach verbindet man also einmal, und danach sammelt sich die Korrespondenz ohne dein Zutun.
Das Projekt startet aus demselben Lead
Wenn der Kunde dem Arbeitsbeginn zugestimmt hat, öffnet der Manager in der Karte den Block „Projekt“ und klickt auf „Projekt erstellen“. Das Formular öffnet sich mit dem bereits ausgewählten Lead — demselben, der von der Website kam; daneben gibt es die Schaltfläche „Bestehendes verknüpfen“, falls das Projekt schon angelegt ist. Den Kunden musst du nicht neu anlegen: Das Projekt bleibt mit dem Lead verbunden, aus dem es entstanden ist. Danach läuft die Arbeit im Projekt, und die Kundenkarte bleibt, wo sie ist.
Schluss mit dem Herumfragen
Die Antwort auf „Wie steht es mit diesem Kunden?“ liegt in seiner Karte — ohne Nachfragen und Tabellenabgleich. Aus dem Arbeitstag verschwindet Handarbeit: Kunden im Kopf behalten, suchen, wer schon geantwortet hat, Korrespondenz vor einem Gespräch zusammensuchen. Die Plattform führt die Kette von der Anfrage bis zum Projekt, und jedes Glied bleibt an seinem Platz.