Odpowiedź nie zależy już od tego, kto był na spotkaniu
Pytania „dlaczego tak zdecydowaliśmy” często nie ma komu zadać: odpowiedź została w czyjejś głowie albo w nagraniu, którego nikt nie odsłucha. W Aita to pytanie zadaje się pamięci firmy — sięga ona do zapisów z pracy i pokazuje, na czym opiera się odpowiedź. Ten, kogo nie było na spotkaniu, sam ustali powód.
Bohdan Kybalnyk · Strateg marki · 2 min czytaniaPamięć buduje się, gdy zespół po prostu pracuje
Ktoś wyjaśnia wybór w komentarzu do zadania — i po kilku sekundach to wyjaśnienie jest już w pamięci Twojej firmy. Tak samo trafiają tam notatki w leadach, połączenia i rozmowy na spotkaniach: notatnik spotkań transkrybuje nagranie, a ono trafia do pamięci bez osobnego polecenia. Nikt nie prowadzi w tym celu osobnego protokołu ani nie przepisuje podsumowań do dokumentu. Gdy więc pojawia się pytanie, odpowiedź jest już w zapisach — wystarczy ją wydobyć.
Pytania zadaje się bez wychodzenia z zadania
Najprościej zapytać wprost w zadaniu lub na czacie: asystent odpowiada z tej samej pamięci, w granicach Twojego dostępu. Gdy potrzebna jest zbiorcza odpowiedź z listą źródeł, pyta się na karcie „Zapytaj” w module „Pamięć”. Pyta się zwykłymi słowami, jak współpracownika: datę, osobę i temat platforma bierze z samego pytania. Obok jest karta „Szukaj” — pokazuje nie zbiorczą odpowiedź, a same znalezione fragmenty. Odpowiedź przychodzi od razu, bez obchodzenia współpracowników.
Każda odpowiedź pokazuje zadanie lub spotkanie, na którym się opiera
Razem z odpowiedzią pokazywane są źródła. Widać, co to jest: spotkanie ze znacznikiem czasu, zadanie, lead, dokument lub strona bazy wiedzy — i stamtąd otwiera się sam zapis. Wśród źródeł bywa też lead — wtedy trafiasz prosto do karty klienta, gdzie zebrana jest cała jego historia. Pokazane jest dokładnie to, do czego masz dostęp; gdy odpowiedzi nie ma, pamięć mówi to wprost i niczego nie wymyśla.
Po miesiącu to samo pytanie pokazuje, co się zmieniło
Oś czasu tematu zbiera wszystkie wzmianki według dat i numeruje je od najwcześniejszej. Przy każdej widać źródło i uczestników, a przy spotkaniu — także znacznik czasu; najwcześniejszą ze znalezionych oznaczono flagą „Stanowisko początkowe”. Widać więc, kiedy stanowisko się zmieniło i na czym opierała się każda jego wersja. To już nie wspomnienia, a daty i zapisy.
Powody decyzji nie żyją już w głowach
Z pracy znika krąg wypytywania: kto był na tamtym spotkaniu, kto pamięta, gdzie to zapisano. Pytania zadaje się zapisom, a odpowiedź przychodzi ze źródłami i datami. Wiedzy firmy nie trzeba już streszczać nowej osobie — sięga po nią sama. Dzięki temu wiedza przestaje zależeć od tego, kto jest dziś na miejscu.